Teams und Rollen
Eine Organisation kann mehrere Mitglieder haben – wie viele, hängt vom Tarif ab, und offene Einladungen zählen ebenfalls zum Limit. Inhaber und Admins laden Personen unter Team → Kollegen einladen ein: E-Mail-Adresse eingeben, Rolle wählen und auf Einladung senden klicken. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist, registriert sich oder meldet sich mit genau dieser (bestätigten) E-Mail-Adresse an und tritt mit der gewählten Rolle bei. Wird dieselbe Adresse erneut eingeladen, ersetzt das die vorherige Einladung; offene Einladungen lassen sich unter Offene Einladungen widerrufen.
Einladungs-E-Mails kommen von Frontmail und sind daher gegen Missbrauch begrenzt: Eine Adresse kann höchstens 3 Einladungen pro Tag erhalten (von allen Organisationen zusammen), und eine Organisation kann höchstens 50 pro Tag senden. Namen von Organisationen dürfen keine Links enthalten, und Namen in Einladungs-E-Mails werden als reiner Text angezeigt (Links und Telefonnummern werden entfernt).
Eine Person kann mehreren Organisationen angehören und in der oberen Leiste zwischen ihnen wechseln.
| Rolle | Gedacht für |
|---|---|
| Inhaber | Die kontoführende Person. Genau einer pro Organisation; voller Zugriff einschließlich Abrechnung, Löschen der Organisation und Übertragen der Inhaberschaft. |
| Admin | Teamleitung – alles außer Änderungen an der Abrechnung, Löschen der Organisation und Übertragen der Inhaberschaft. |
| Entwickler | Baut und pflegt E-Mail-Dienste und Vorlagen, arbeitet mit Nachrichten und Statistiken. Keine Verwaltung von Sicherheitseinstellungen, Team oder Abrechnung. |
| Betrachter | Nur Lesezugriff auf Vorlagen, Verlauf und Statistiken, z. B. für Supportmitarbeiter, die den Verlauf prüfen. |
| Abrechnung | Buchhaltung – Tarif, Credits, Rechnungen und Rechnungsdaten sowie Lesezugriff auf den Rest der Organisation. |
Berechtigungen
Abschnitt betitelt „Berechtigungen“| Berechtigung | Inhaber | Admin | Entwickler | Betrachter | Abrechnung |
|---|---|---|---|---|---|
| Übersicht, Statistiken, Verlauf (inkl. Nachrichteninhalt), Vorlagen, E-Mail-Dienste, Kontakte, Sperrliste und Teamliste ansehen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Mail-Dienste und Vorlagen erstellen / bearbeiten / löschen, Testversand | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Nachrichten erneut senden, zurückgehaltene E-Mails freigeben / verwerfen | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Kontakte löschen, Kontakte exportieren, Adressen sperren / entsperren | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Schlüssel und Sicherheitseinstellungen ansehen | ✓ | ✓ | ✓ | – | – |
| Private Schlüssel erstellen / widerrufen, öffentlichen Schlüssel erneuern, Sicherheitseinstellungen ändern (erlaubte Websites, Bot-Schutz, Blockliste, Rate Limit, Modus hold/reject) | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Mitglieder einladen / entfernen, Rollen ändern, Einstellungen der Organisation (Name, Zeitzone, Sprache) | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Audit-Log | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Abrechnung ansehen (Tarif, Credits, Rechnungen) | ✓ | ✓ | – | – | ✓ |
| Tarif ändern, Credit-Pakete kaufen, automatische Aufladung, Rechnungsdaten, Kundenportal | ✓ | – | – | – | ✓ |
| Organisation löschen, Inhaberschaft übertragen | ✓ | – | – | – | – |
Regeln für Rollenänderungen:
- Nur der Inhaber kann Mitglieder mit der Rolle Admin oder Abrechnung einladen, befördern, zurückstufen oder entfernen. Alle anderen können nur Rollen vergeben, deren Berechtigungen sie selbst haben – ein Admin verwaltet also Entwickler und Betrachter, kann aber niemandem (etwa einem eigenen Zweitkonto) das Recht geben, den Tarif oder die Zahlungsdaten zu ändern.
- Niemand kann die Rolle Inhaber vergeben – verwenden Sie stattdessen Inhaberschaft übertragen.
- Niemand kann seine eigene Rolle ändern.
- Der Inhaber kann nicht entfernt werden; übertragen Sie zuerst die Inhaberschaft.
Inhaberschaft übertragen
Abschnitt betitelt „Inhaberschaft übertragen“Der Inhaber kann die Organisation unter Team → Inhaberschaft übertragen übergeben: Mitglied auswählen und bestätigen. Der neue Inhaber erhält die volle Kontrolle, der bisherige wird zum Admin.
Entfernen und Verlassen
Abschnitt betitelt „Entfernen und Verlassen“Wird ein Mitglied entfernt, verliert es sofort den Zugriff auf die Organisation. Schlüssel gehören der Organisation, nicht der Person, und funktionieren daher weiter – widerrufen Sie sie bei Bedarf separat. Jedes Mitglied außer dem Inhaber kann die Organisation auch selbst verlassen.
Eingefrorene Mitglieder
Abschnitt betitelt „Eingefrorene Mitglieder“Bei einem Downgrade auf einen Tarif mit weniger Nutzern werden überzählige Mitglieder eingefroren statt entfernt (der Inhaber und die am längsten dabei befindlichen Mitglieder bleiben aktiv). Ein eingefrorenes Mitglied kann sich weiterhin anmelden, handelt aber als Betrachter und erhält keine E-Mails der Organisation, bis Sie wieder upgraden (siehe Tarifwechsel).