E-mailové služby

E-mailová služba je propojení s poskytovatelem, který vaše e-maily skutečně doručuje – s vaší schránkou v Gmailu nebo Outlooku, se SMTP serverem nebo s API jako Postmark, Resend či Amazon SES. Jak služby, záložní služby a chyby poskytovatelů fungují obecně, popisuje Přehled služeb; tady se dozvíte, jak je spravovat v dashboardu.

Přidávat, upravovat, testovat a mazat služby smí role Vlastník, Admin a Vývojář. Ostatní role vidí stránky jen pro čtení.

Seznam služeb

V postranním menu otevřete E-mailové služby.

U každé služby vidíte:

• Název – u výchozí služby se štítkem Výchozí,
• Poskytovatel – SMTP, Gmail, Postmark…,
• Stav – Funguje, Nefunguje nebo Neověřeno; u nefunkční služby i poslední chybovou hlášku,
• Poslední kontrola – jak dávno bylo spojení naposledy ověřené.

Kliknutím na název službu otevřete.

Jak přidat službu

1. Klikněte na Přidat službu.
2. V části Poskytovatel vyberte svého poskytovatele. U Gmailu a Outlooku / Microsoft 365 je napsáno Připojení přes účet, u ostatních API klíč / přihlašovací údaje.
3. Pokračujte podle typu poskytovatele níže.

Vpravo nahoře u každého formuláře je odkaz Návod k nastavení. Otevře stránku poskytovatele v této dokumentaci – např. SMTP nebo Amazon SES – kde najdete, odkud vzít přihlašovací údaje a jaké DNS záznamy nastavit.

Poskytovatelé s přihlašovacími údaji (SMTP a API)

1. Pokud chcete, upravte Název – pod ním službu uvidíte v seznamech i v nastavení šablon.
2. Vyplňte pole poskytovatele (API klíč, region, server a port…). Povinná pole mají hvězdičku, nápovědy pod poli radí, co zadat.
3. Zaškrtněte Nastavit jako výchozí, pokud má tuto službu používat každá šablona bez vlastní služby.
4. Klikněte na Ověřit a uložit.

Frontmail přihlašovací údaje ověří u poskytovatele před uložením – žádný e-mail se přitom neodešle. Pokud je poskytovatel odmítne, uvidíte Poskytovatel tyto údaje odmítl s jeho hláškou a nic se neuloží. Opravte hodnoty a zkuste to znovu. U vlastních SMTP serverů hláška řekne jen to, jestli server odmítl přihlášení, nebo nebyl dostupný (viz SMTP – povolené servery). Za hodinu můžete přidat nejvýš 20 služeb.

Volba Uložit bez ověření kontrolu přeskočí a službu uloží ve stavu Neověřeno. Použijte ji, jen když poskytovatel teď z Frontmailu není dostupný, a spojení otestujte později.

Přihlašovací údaje se ukládají šifrovaně a už se nikdy nezobrazí – při úpravě zůstávají tajná pole prázdná.

Gmail a Outlook (OAuth)

1. Pokud chcete, upravte Název.
2. Klikněte na Připojit Gmail (nebo Připojit Outlook / Microsoft 365).
3. Přihlaste se u poskytovatele a povolte Frontmailu odesílat z vaší schránky.

Vrátíte se na stránku služby s hláškou Služba je připojená. Služba hned Funguje a jako odesílatel se nastaví připojená schránka.

Pokud připojení selže, skončíte na seznamu služeb s hláškou Připojení účtu se nepovedlo a jedním z těchto důvodů:

Hláška	Co se stalo / co dělat
Přihlášení trvalo moc dlouho nebo proběhlo v jiném prohlížeči.	Odkaz pro přihlášení vypršel, nebo jste přihlášení dokončili v jiném prohlížeči či účtu. Začněte znovu od Přidat službu.
Nemáte oprávnění přidávat služby.	Vaše role služby přidávat nesmí. Požádejte vlastníka, admina nebo vývojáře.
Poskytovatel připojení nepotvrdil.	Odpověď poskytovatele se nepodařilo ověřit. Zkuste to znovu.
Poskytovatel nepovolil offline přístup.	Frontmail potřebuje dlouhodobé oprávnění. Odeberte Frontmail z připojených aplikací v nastavení účtu Google nebo Microsoft a připojte ho znovu.
Na stránce poskytovatele byl přístup zamítnut.	Oprávnění jste odmítli (nebo ho zakázala politika vašeho správce). Připojte službu znovu a přístup povolte.

Gmail a Outlook mají vlastní návody: Gmail, Outlook.

Poznámka

Vaše první služba se automaticky stane výchozí, ať ji přidáte jakkoli.

Stránka služby

Nahoře je název, štítek stavu, štítek Výchozí a poskytovatel. Stránka obsahuje:

• Nastavení – název a pole poskytovatele (u služeb s přihlašovacími údaji), ukládá se tlačítkem Uložit a ověřit,
• Stav služby – aktuální stav a Naposledy ověřeno …,
• URL webhooku – adresa, na kterou má poskytovatel posílat události o doručení (viz níže).

Jak otestovat spojení

Klikněte na Otestovat spojení. Frontmail ověří přihlašovací údaje u poskytovatele, aniž by odeslal e-mail, a ukáže Spojení funguje. nebo Spojení selhalo s chybou poskytovatele. Výsledek se propíše do stavu služby.

Pokud služba nefungovala a test projde, e-maily pozdržené kvůli ní se hned uvolní – hláška řekne kolik, např. Uvolnili jsme 3 pozdržené e-maily.

Jak změnit přihlašovací údaje nebo nastavení

1. Upravte pole. Tajná pole (hesla, API klíče) nechte prázdná, pokud se nemění.
2. Klikněte na Uložit a ověřit.

Frontmail spojení před uložením ověří – stejně jako při přidání služby. Pokud ho poskytovatel odmítne, nic se neuloží. Úspěšné uložení zároveň označí nefunkční službu jako funkční a uvolní její pozdržené e-maily.

Jak nastavit výchozí službu

Na stránce služby klikněte na Nastavit jako výchozí (u současné výchozí služby tlačítko není). Výchozí službu používají všechny šablony, které mají v nastavení Služba hodnotu Výchozí služba, a volání API, která službu neuvádějí. Výchozí může být jen jedna služba.

Záložní služby

Záložní služba se nenastavuje u služby, ale u každé šablony zvlášť – v Nastavení → Doručování → Záložní služba. Když hlavní služba selže kvůli přihlašovacím údajům nebo trvalé chybě, e-mail odejde přes záložní. Viz Editor šablon a Záložní služba.

Jak nastavit webhook pro doručení

Bez webhooku končí zpráva ve stavu sent – poskytovatel ji převzal. Pokud chcete v Historii a Statistikách vidět i doručení, odrazy, stížnosti na spam, otevření a prokliky:

1. Zkopírujte URL webhooku tlačítkem kopírování.
2. V administraci poskytovatele ji přidejte jako URL pro webhooky / notifikace událostí.
3. Zapněte události uvedené v popisku karty (Události: …).

S URL zacházejte jako s tajemstvím – obsahuje token jedinečný pro tuto službu. Proto ji vidí jen role, které můžou spravovat služby (vlastník, admin, vývojář); čtenáři a členové s rolí Fakturace ne. Když z týmu odejde někdo, kdo URL znal, klikněte na Vygenerovat novou webhook URL: stará URL okamžitě přestane fungovat, takže novou hned vložte do nastavení webhooků u poskytovatele. Které události poskytovatel posílá, najdete v jeho návodu a v Přehledu služeb. Osobní schránky (SMTP, Gmail, Outlook) události o doručení neposílají.

Kontroly stavu

Služba je vždy v jednom ze tří stavů:

Stav	Význam
Funguje	Poslední kontrola (nebo poslední odeslání) proběhla v pořádku.
Nefunguje	Poskytovatel odmítl přihlašovací údaje nebo spojení. Chyba je vidět v seznamu i na stránce služby.
Neověřeno	Služba byla uložená bez ověření a zatím neprošla žádnou kontrolou.

Frontmail kontroluje každou službu jednou denně, hned po chybě přihlášení při odesílání a pokaždé, když službu uložíte, znovu připojíte nebo kliknete na Otestovat spojení. Denní kontrola ignoruje dočasné potíže (timeouty, výpadky poskytovatele, omezení rychlosti) – kvůli nim služba jako nefunkční označená nebude.

Když služba přestane fungovat, vlastník a admini dostanou e-mail a na každé stránce se objeví banner Jedna z e-mailových služeb nefunguje.

Když služba přestane fungovat

Stránka služby ukáže Tato služba neumí odesílat s chybou poskytovatele a poznámkou, že e-maily pro tuto službu se drží a neztratí se.

E-maily, které u této služby selžou kvůli přihlašovacím údajům a jejichž šablona nemá funkční záložní službu, čekají v Pozdržených zprávách s důvodem Chyba služby. Kredit se jim po dobu čekání vrací.

Postup opravy:

1. Klikněte v banneru na Opravit službu (nebo službu otevřete ze seznamu).
2. Podle příčiny:
   • Přihlašovací údaje – zadejte nový API klíč nebo heslo a klikněte na Uložit a ověřit.
   • Gmail / Outlook – klikněte v upozornění na Znovu připojit a přístup znovu povolte. Typicky po změně hesla nebo když poskytovatel přístup odebral.
   • Cokoli jiného (třeba server, který byl mimo provoz) – jakmile poskytovatel znovu funguje, klikněte na Otestovat spojení.
3. Jakmile kontrola projde, služba Funguje a její pozdržené e-maily odejdou automaticky, od nejstarších. Pokud se poskytovatel vzpamatuje sám, uvolní je i denní kontrola.

Jak smazat službu

1. Otevřete službu a klikněte na ikonu koše.
2. Potvrďte tlačítkem Smazat.

Pokud službu ještě používají nějaké šablony (jako hlavní nebo záložní), Frontmail je vypíše – Tuto službu používají šablony: … Po smazání přejdou na výchozí službu. Pokračujte tlačítkem Přesto smazat. Tyto šablony pak budou odesílat přes vaši výchozí službu.

Už odeslané e-maily v Historii zůstanou.